Außendienst-Protokoll
Termin vorbei, Besuchsbericht fertig.
Ich richte Handelsvertretern und Außendienst-Teams ein KI-Programm ein, das aus dem Kundengespräch den Besuchsbericht schreibt. Sie bereiten den Termin per Sprachnotiz vor, und kurz nach dem Gespräch ist der Bericht fertig. Der Abend im Hotel gehört wieder Ihnen.
Ihre Besuchsberichte sind fertig, bevor Sie im Hotel ankommen.
Zusagen und Aufgaben aus dem Gespräch sind festgehalten, direkt nach dem Termin.
In 40 Sekunden
So entsteht Ihr Besuchsbericht
Mit Musik. Der Ton startet erst, wenn Sie auf Abspielen klicken.
Der Abend nach den Terminen
Besuchsberichte entstehen oft im Hotelzimmer
Termine vor- und nachzubereiten gehört im Außendienst zur Sorgfaltspflicht. Nach einem langen Tag mit Kundenterminen warten deshalb abends noch die Besuchsberichte. Also sitzen Sie im Hotel am Laptop und schreiben auf, was tagsüber besprochen wurde. Je mehr Termine, desto länger der Abend.
Dabei geht leicht etwas unter, eine Zusage an den Kunden oder eine Aufgabe, die Sie aus dem Gespräch mitgenommen haben.
So funktioniert es
Vorbereiten, aufnehmen, nachbereiten
Das Programm begleitet Ihren Termin von der Vorbereitung bis zum fertigen Bericht. Vor- und Nachbereitung sprechen Sie als Sprachnotiz ein, das geht viel schneller als Tippen. Dafür reicht Ihr Handy.
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Vorbereiten per Sprachnotiz
Vor dem Termin wählen Sie im Programm den Kunden und die Gesprächsart. Was Sie sich für das Gespräch vornehmen, sprechen Sie als Sprachnotiz ein. Dabei sehen Sie, was beim letzten Besuch besprochen und zugesagt wurde.
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Im Gespräch aufnehmen
Mit Einwilligung Ihres Kunden läuft das Programm im Gespräch mit. Schon währenddessen zeigt es Ihnen Hinweise an, etwa eine passende Rückfrage oder ein Detail, das Sie sonst übersehen würden.
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Nachbereiten per Sprachnotiz
Nach dem Termin ergänzen Sie per Sprachnotiz, was Ihnen noch wichtig ist. Eine KI fasst alles nach Ihren Vorgaben zusammen. Den Bericht bekommen Sie per E-Mail, auf Wunsch an bis zu zehn Adressen. Oder Sie laden ihn als Word- oder PDF-Datei herunter, zum Beispiel zum Ausdrucken.
Ohne Aufnahme geht es auch
Möchte Ihr Kunde nicht, dass das Gespräch aufgenommen wird, sprechen Sie direkt nach dem Termin zusammen, was besprochen wurde, zum Beispiel im Auto. Der Bericht entsteht dann aus Ihrem Nachdiktat.
Was Sie davon haben
Was sich für Sie ändert
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Der Bericht ist schnell fertig
Ihr Besuchsbericht liegt vor, kurz nachdem der Termin vorbei ist.
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Der Abend ist frei
Die Zeit, die Sie bisher im Hotel mit Berichten verbracht haben, gehört wieder Ihnen.
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Nichts geht verloren
Zusagen und Aufgaben aus dem Gespräch stehen im Bericht. Beim nächsten Besuch haben Sie sie wieder vor Augen.
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Jeder Bericht im gleichen Aufbau
Die Gliederung passt zur Gesprächsart und ist jedes Mal dieselbe. So lesen sich Ihre Berichte schnell.
Ihre Rechnung
Was Ihnen die gesparte Zeit bringt
Schätzen Sie, wie viele Minuten Sie pro Tag für Besuchsberichte sparen. Der Rechner zeigt Ihnen, was das im Monat und im Jahr ausmacht.
220 ist ein Richtwert für eine volle Stelle. Sind Sie seltener unterwegs, tragen Sie Ihre eigene Zahl ein.
Für Chefs mit mehreren Außendienstlern. Der Rechner rechnet dann für das ganze Team.
Freiwillig. Damit rechnet der Rechner die Zeit in Euro um. Kennen Sie Ihren Stundensatz nicht, teilen Sie Ihr Jahreseinkommen oder die Jahreskosten einer Stelle durch rund 1.700 Stunden.
Gerechnet für 1 Außendienstler
Gesparte Zeit
Gesparter Wert
Tragen Sie Ihren Stundensatz ein, dann sehen Sie hier den Wert in Euro.
So wird gerechnet. Minuten pro Tag mal Arbeitstage, geteilt durch 60, ergibt die Stunden im Jahr. Bei mehreren Außendienstlern wird das mit ihrer Anzahl malgenommen. Ein Monat ist ein Zwölftel davon. Die Rechnung beruht allein auf Ihren Angaben. Ihre Eingaben bleiben in Ihrem Browser und werden nicht übertragen.
Was ich für Sie einrichte
Eingerichtet, getestet, erklärt
Die Einrichtung läuft per Video. Am Ende funktioniert der Ablauf bei Ihren echten Terminen, und Sie haben eine Kurzanleitung in der Hand.
- Im Vorgespräch klären Sie mit mir, welche Gesprächsarten es bei Ihnen gibt und was im Bericht stehen soll.
- Gemeinsam mit Ihnen lege ich Ihr Konto an. Dabei wählen Sie die Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten in Europa.
- Für Ihre Kunden lege ich eigene Bereiche an. So liegen die Berichte zu einem Kunden beieinander.
- Für jede Gesprächsart hinterlege ich eine eigene Vorgabe, zum Beispiel für Erstbesuch, Regelbesuch, Reklamation, Angebotsnachverfolgung und Nachdiktat.
- Produkt-, Firmen- und Kundennamen trage ich ein, damit sie im Bericht richtig geschrieben sind.
- Ich richte den automatischen Versand der Zusammenfassung per E-Mail ein. Als Word- oder PDF-Datei können Sie den Bericht jederzeit herunterladen.
- Ich zeige Ihnen, wie Sie Termine im Programm per Sprachnotiz vorbereiten und nachbereiten.
- Sie testen alles bei echten Terminen, danach stelle ich nach.
- Zum Schluss bekommen Sie eine Kurzanleitung auf einer Seite.
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Einrichtung
Festpreis Basic
Alles aus der Liste, per Video, vom Vorgespräch bis zur Kurzanleitung.
350 Euro zuzüglich Umsatzsteuer
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Auf Anfrage
Weiterführende Anwendung
Auf Wunsch geht es weiter. Der Bericht landet dann als fertiges Dokument in Ihrer Ablage, in einer Excel-Liste oder in Ihrer Kundenverwaltung. Oder Sie bekommen eine eigene kleine Anwendung, in der Sie Ihre Gesprächsprotokolle ansehen und verwalten.
Ob das bei Ihnen geht, hängt von den Vorgaben Ihrer IT ab. Den Preis nenne ich Ihnen, wenn das geklärt ist.
Voraussetzung ist ein kostenpflichtiges Abo für das Programm. Von mir bekommen Sie die Beratung und die Begleitung bei der Einrichtung. Das Abo schließen Sie selbst ab, es läuft auf Ihren Namen und steht im Angebot getrennt von meiner Leistung.
Für Vertriebsleitung und Geschäftsführung
Für Ihr Außendienst-Team
Ihr Außendienst liefert nach jedem Termin einen vollständigen Besuchsbericht im gleichen Aufbau, ohne abends dafür am Laptop zu sitzen.
- Die Grundlage für das Team richte ich einmal ein, also Bereiche, Vorgaben für die Gesprächsarten und Fachbegriffe.
- Jeder Außendienstler bekommt eine persönliche Einweisung.
- Jede Person hat ein eigenes Konto. Bezahlt und verwaltet wird zentral.
- Wo die Daten des Teams gespeichert werden, entscheiden Sie gemeinsam mit mir beim Anlegen. Die Wahl gilt danach dauerhaft für alle.
- Ein Probelauf mit einem einzelnen Außendienstler ist möglich.
Ihre Daten
Ihre Daten und Ihre Kunden
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Ihr eigenes Konto
Das Programm läuft auf Ihren eigenen Vertrag. Ihre Berichte liegen in Ihrem Konto.
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Speicherung in Europa
Wo Ihre Daten liegen, wird beim Anlegen Ihres Kontos festgelegt. Gewählt wird dabei Europa, für die Speicherung und für die Verarbeitung.
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Einwilligung
Ein Kundengespräch wird nur mit Einwilligung Ihres Kunden aufgenommen. Beim Nachdiktat sprechen nur Sie.
Über mich
Michaela Kuhlmann
Kuhlmann Digital · Salzkotten
Ich habe 18 Jahre in einem inhabergeführten Fertigungsbetrieb der SHK-Branche gearbeitet, im Vertrieb, im Key Account Management und in der Projektkoordination. Heute richte ich für Selbstständige und Betriebe KI-Werkzeuge so ein, dass sie im Arbeitsalltag helfen.
Das Programm, das ich für Sie einrichte, nutze ich selbst und bin überzeugt davon. Zurzeit bin ich in der Ausbildung zum Hedy Master.
Häufige Fragen
Fragen und Antworten
Wie werden Besuchsberichte im Außendienst schneller fertig?
Mit einem KI-Programm, das Ihr Kundengespräch begleitet. Sie bereiten den Termin per Sprachnotiz vor, nehmen das Gespräch mit Einwilligung Ihres Kunden auf und ergänzen danach, was Ihnen noch wichtig ist. Kurz nach dem Termin kommt der Besuchsbericht per E-Mail oder als Word- oder PDF-Datei.
Brauche ich die Einwilligung meines Kunden?
Ja, ein Kundengespräch wird nur mit Einwilligung Ihres Kunden aufgenommen. Willigt er nicht ein, sprechen Sie nach dem Termin ein Nachdiktat ein. Dann wird das Gespräch selbst nicht aufgenommen.
Wo werden die Daten gespeichert?
In Europa. Beim Anlegen Ihres Kontos wird Europa für die Speicherung und die Verarbeitung gewählt. Das Konto läuft auf Ihren eigenen Vertrag.
Was kostet die Einrichtung?
Der Festpreis Basic kostet 350 Euro zuzüglich Umsatzsteuer. Dazu kommt das kostenpflichtige Abo für das Programm, das Sie selbst abschließen und das auf Ihren Namen läuft.
Geht das auch für ein ganzes Außendienst-Team?
Ja. Ich richte die Grundlage für das Team einmal ein und weise jeden Außendienstler persönlich ein. Jede Person hat ein eigenes Konto, bezahlt und verwaltet wird zentral.